MENULIS LAPORAN

BAB VI Menulis Laporan

            Kegiatan menulis laporan,baik secara lisan maupun tertulis,erat sekali hubungannya dengan kehidupan sehari-hari baik di lingkungan masyarakat,dalam perkuliahan,dunia organisasi,dan lingkungan lain.

A.    Pengertian Laporan

Laporan berarti segala sesuatu yang dilaporkan oleh pihak tertentu kepada pihak lain mengenai suatu masalah,baik secara lisan dan tertulis,dan baik dalam kurun waktu tertentu secara rutin maupun dalam waktu tertentu saja atau dengan kata lain laporan adalah penyajian fakta mengenai keadaan atau kegiatan yang telah dilaksanakan.

Menurut FX Soedjadi, pengertian laporan, sebagai berikut:

a.       Laporan adalah suatu bentuk penyampaian berita, keterangan, pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban baik secara lisan maupun tertulis dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab yang ada antara mereka.

b.       Laporan adalah salah satu cara pelaksanaan komunikasi dari pihak yang satu kepada pihak yang lainnya.

B.     Dasar-dasar Membuat Laporan

            Laporan pada dasarnya adalah alat komunikasi. Agar dapat digunakan sebagai alat komunikasi yang efektif, sebuah laporan harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut.

a.       Lengkap. Artinya data dan fakta yang ada dalam laporan harus lengkap.

b.      Jelas. Sebuah lapran disebut jelas bila uraian dalam laporan tidak memberi peluang ditafsirkan secara berbeda oleh pembaca yang berbeda.

c.       Benar/akurat. Data dan fakta yang salah dapat menuntun pembaca membuat suatu keputusan yang salah.

d.      Sistematis. Laporan harus diorganisasikan sedemikian rupa, dengan system pengkodean yang teratur, sehingga mudah dibacadan diikuti oleh pembaca.

e.       Objektif. Penulis laporan tidak boleh memasukkan selera pribadi ke dalam laporannya. Penulis harus bersikap netral dan memakai ukuran umum dalam menilai sesuatu.

f.       Tepat waktu. Ketepatan waktu mutlak diperlukan, karena keterlambatan laporan bisa mengakibatkan keterlambatan pengambilan keputusan.

C.     Jenis Laporan

Jenis laporan dapat di lihat dari berbagai sudut pandang yaitu:

a.       Dilihat dari segi isi atau materi yang dilaporkan:

1.      Laporan penelitian.

Laporan penelitian adalah karangan yang dibuat setelah seseorang atau sekelompok orang melakukan penelitian. Penelitian yang dilakukan tersebut antara lain: penelitian survei, penelitian expost facto, penelitian eksperimen, penelitian kualitatif, penelitian kuantitatif, penelitian analisis makna (content analysis), penelitian tindakan (action research), penelitian historis, penelitian kebijakan, dan penelitian analisis data sekunder.

2.      Laporan keuangan.

Laporan keuangan pada hakikatnya merupakan hasil dari proses akuntansi yang menyediakan informasi keuangan suatu badan usaha yang bermanfaat bagi pihak-pihak yang berkepentingan sebagai bahan pertimbangan di dalam pengambilan keputusan ekonomi.

3.      Laporan penghasilan.

Laporan penghasilan adalah bagian dari laporan keuangan suatu perusahaan yang dihasilkan pada suatu periode akuntansi yang menjabarkan unsur-unsur pendapatan dan beban perusahaan sehingga menghasilkan suatu laba (atau rugi) bersih.

b.      Dilihat dari waktu pelaporannya yang periodik:

1.      Laporan tahunan.

2.      Laporan triwulan.

3.      Laporan semester.

4.      Laporan bulanan.

5.      Laporan mingguan.

c.       Dilihat dari cara menyampaikan laporan:

1.      Laporan lisan.

       Yaitu disampaikan secara lisan, biasanya dilakukan hal-hal yang perlu segera disampaikan. Laporan lisan dapat disampaikan dengan tatap muka, lewat telepon, wawancara, dan sebagainya.

2.      Laporan tertulis.

Yaitu disampaikan secara lengkap dalam bentuk tulisan.

d.      Dilihat dari bentuk pelaksanaan suatu kegiatan:

1.      Laporan kegiatan peringatan reuni.

2.      Laporan kegiatan hari kemerdekaan RI.

3.      Laporan kegiatan wisuda.

e.       Dilihat dalam kehidupan akademik di perguruan tinggi yang erat kaitannya dengan tugas perkuliahan:

1.      Laporan buku.

2.      Laporan bab.

3.      Laporan kuliah lapangan.

4.      Laporan artikel jurnal.

D.    Tujuan Laporan

Laporan bertujuan :

a)      Memberi keterangan atau penjelasan tentang suatu masalah;

b)      Memulai kegiatan;

c)      Mengoordinasikan seluruh kegiatan;

d)     Merangkum pelaksanaan kegiatan.

E.     Laporan berfungsi sebagai :

a)      Alat pertanggungjawaban secara tertulis.

b)      Alat pendokumentasian data.

c)      Alat studi banding.

d)     Alat pengambilan keputusan.

e)      Melatih berpikir sistematis.

F.      Laporan bermanfaat:

a)      Menentukan kebijakan;

b)      Menentukan sikap yang tegas dan tepat;

c)      Mengembangkan dan memperluas kegiatan;

d)     Mengadakan perubahan atau perbaikan terhadap kegiatan yang dianggap tidak sesuai atau mengalami hambatan.

G.    Sistematika penulisan Laporan

Variasi laporan yang dikemukakan di atas berimplikasi terhadap sistematika penulisan.Sekaitan dengan sistematika laporan kegiatan, khususnya laporan pengabdian kepada masyarakat, Abdurrahman (1986:176) mengemukakan bahwa laporan itu terdiri atas judul laporan, penyusunan laporan, kata pengantar, ringkasan, daftar isi, daftar tabel, daftar gambar, dan ilustrasi, pendahuluan, pelaksanaan kegiatan, hasil kegiatan, kesimpulan dan saran, daftar pustaka, dan lampiran-lampiran.

            Menurut (UPI, 2005:11) laporan buku, bab, dan artikel terdiri atas komponen:

a)      Pendahuluan.

b)      Isi buku, bab, artikel.

c)      Komentar.

d)     Kesimpulan.

`Adapun menurut (UPI, 2005:140) laporan penelitian dalam bentuk skripsi, tesis, dan disertasi terdiri atas komponen:

a)      Judul.

b)      Nama dan kedudukan tim pembimbing.

c)      Pernyataan.

d)     Kata pengantar.

e)      Abstrak.

f)       Daftar isi.

g)      Daftar tabel.

h)      Daftar gambar.

i)        Daftar lampiran.

j)        Bab I pendahuluan.

k)      Bab II kajian pustaka.

l)        Bab III metode penelitian.

m)    Bab IV pembahasan hasil-hasil penelitian.

n)      Bab V kesimpulan dan rekomendasi.

o)      Daftar pustaka.

p)      Lampiran-lampiran.

q)      Riwayat hidup penulis.

Perbedaan sistematika terjadi karena keragaman isi,waktu, bentuk, dan lingkungan laporan.

       Secara umum, laporan terdiri atas beberapa komponen seperti berikut.

a.       Identitas laporan. Bagian ini memuat judul, penyusun dan pengantar.

b.      Ringkasan. Nama lain dari bagian ini adalah abstrak atau ringkasan eksekutif, yang memuat identitas kegiatan, waktu, masalah metode, hasil, dan rekomendasi.

c.       Daftar isi, daftar tabel, daftar gambar, dan daftar ilustrasi. Tiga komponen yang terakhir disebutkan hanya disajikan apabila laporan itu memuat tabel, gambar, dan ilustrasi.

d.      Pendahuluan. Bagian ini memuat aspek-aspek yang diusulkan dalam proposal kegiatan.

e.       Landasan teoretis atau uraian tentang suatu kebijakan. Jika laporan itu merupakan laporan ilmiah, bagian ini disebut landasan teoretis. Apabila, laporan itu berupa kegiatan, bagian ini memuat uraian tentang suatu kebijakan.

f.       Metode atau pelaksanaan kegiatan. Bagian ini menguraikan mekanisme dan prosedur penelitian atau kegiatan itu dilaksanakan.

g.      Hasil kegiatan.

h.      Kesimpulan dan saran, atau rekomendasi, atau tindak lanjut.

i.        Daftar pustaka.

j.        Lampiran-lampiran.

Pada umumnya suatu institusi atau proyek memiliki sistematika laporan yang harus diikuti  oleh unit-unit atau khalayak yang ada dibawah intitusi tersebut. Dalam konteks ini, sistematika itulah yang perlu diikuti oleh penyusun laporan.

H.    Menyunting Laporan

Menyunting adalah kegiatan menyiapkan naskah siap cetak atau siap untuk diterbitkan dengan memerhatikan segi sistematika penyajian,isi,dan bahasa (mencangkup ejaan,diksi,dan struktur kalimat).

Menurut KBBI (2007:1106) definisi penyuntingan adalah proses, cara, perbuatan menyunting atau sunting-menyunting.

            Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam proses menyunting laporan:

1.      Isi laporan.

Apakah laporan berisi fakta atau pendapat (opini)?

2.      Ketepatan isi bagian-bagian laporan.

Apakah isi pengantar,inti,dan penutup laporan tepat?

3.      Kesesuaian isi antarbagian laporan .

Apakah isi pengantar,inti, penutup,dan lampiran (jika ada) berhubungan?

4.      Kelengkapan laporan.

Apakah laporan yang ditulis lengkap/mencangkup keseluruhan yang terjadi dan dilaporkan secara terperinci?

5.      Kejelasan.

Apakah bahasa yang digunakan jelas,menggunaka kaidah EYD, dan menggunakan kaidah kebahasaan dan konkret?

6.      Keringkasan penyajian.

Apakah penyajian laporan cukup ringkas dan padat sehingga mudah dan cepat dipahami?